個人情報取扱について

個人情報取扱いに最新の注意を払っており、以下のように個人情報取扱規程を定めております。

個人情報取扱規程

第１章　総則

（目的）
第１条
本規程は、行政書士犬飼和昭事務所（以下「本事務所」という。）が、「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号、以下「個人情報保護法」という。）に基づき、本事務所の取り扱う個人情報等の適正な取扱いを確保するために定めるものである。

（定義）
第２条
本規程で掲げる「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。個人情報保護法第２条第２項第２号において同じ。）で作られる記録をいう。同法第18条第２項において同じ。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）

第２章　安全管理措置

（安全管理措置の適用範囲）
第３条
本章に定める安全管理措置の適用範囲は、第３章以降に定める特定個人情報の「取得」「利用」「保管」「提供」「廃棄・削除」の各段階のすべてとする。

（本事務所の責務）
第４条
本事務所は、個人情報等の「取得」、「利用」、「保管」、「提供」、「開示、訂正、利用停止」、「廃棄・削除」又は委託処理等、個人情報を取扱う業務に従事する際、個人情報保護法並びにその他の関連法令及び本規程に従い、個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

（苦情への対応）
第５条
本事務所は、個人情報保護法又は本規程に関し、情報主体から苦情の申出を受けた場合には適切に対応するものとする。

（書類、機器及び電子媒体等の盗難等の防止）
第６条
本事務所は、個人情報等を取扱う書類、機器、電子媒体等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じる。

（書類、電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止）
第７条
本事務所は、個人情報等が記録された書類又は電子媒体等の持出しは、次に掲げる場合を除き禁止する。なお、「持出し」とは、特定個人情報等を本事務所の外へ移動させることをいい、事務所内での移動等にあっても紛失、盗難等に留意するものとする。
• 　外部委託先に委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内で書類又は電子媒体等を提供する場合
• 　行政機関等への書類の提出等、本事務所が実施する業務に関して書類又は電子媒体等を提出する場合

（廃棄・削除段階における物理的安全管理措置）
第８条
個人情報等の廃棄・削除段階における書類、電子媒体等の管理は次のとおりとする。
①　本事務所は、個人情報等が記録された書類等を廃棄する場合、シュレッダー等による記載内容が復元不可能までの裁断等の復元不可能な手段を用いるものとする。
②　本事務所は、個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用情報削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を用いるものとする。
③　本事務所は、個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を用いるものとする。

（アクセス制御）
第９条
特定個人情報等へのアクセス制御は、ユーザーＩＤに付与するアクセス権により、個人情報を取り扱う情報システムを使用できる者を限定する。

（アクセス者の識別と認証）
第１０条
個人情報等を取り扱う情報システムは、ユーザーＩＤ、パスワード、磁気・ＩＣカード等のいずれかの識別方法により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であるこ情報とを識別しうるものとする。

（外部からの不正アクセス等の防止）
第１１条
本事務所は、以下の各方法により、情報システムを外部からの不正アクセス、又は不正ソフトウェアから保護するものとする。
① 情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する方法。
② 情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入する方法。
③ 導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力情報における不正ソフトウェアの有無を確認する方法。
④ 機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする方法。

第３章　個人情報等の取得

（個人情報の適正な取得）
第１２条
本事務所は、個人情報等の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする。

（個人情報の利用目的）
第１３条
本事務所が取得する個人情報の利用目的は、本事務所が取り扱う事務の範囲内とする。

（個人情報の収集制限）
第１４条
本事務所は、事務の範囲を超えて個人情報を収集しないものとする。

第４章　個人情報の利用

（個人情報の利用制限）
第１５条
本事務所は、第１３条に掲げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。
２　本事務所は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、依頼主の同意があったとしても、利用目的を超えて個人情報を利用してはならないものとする。

第５章　個人情報の保管

（個人情報の正確性の確保）
第１６条
本事務所は、個人情報を利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。

（個人情報の保管制限）
第１７条
本事務所は、事務の範囲を超えて個人情報を保管してはならない。

第６章　個人情報の提供

（個人情報の提供制限）
第１８条
本事務所は、法令等に掲げる場合を除き、個人情報を第三者に提供しないものとする。

第７章　個人情報の開示、訂正等、利用停止等

（個人情報の開示）
第１９条
本事務所は、本人又は代理人から当該本人が識別される個人情報に係る保有個人情報について開示を求められた場合は、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。
なお、当該本人に書類の写しを送付する際、書類の写しに本人以外の個人情報が含まれている場合には、その部分についてはマスキング等をするものとする。
２　本事務所は、次の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができ、その場合には請求者に対してその旨及び理由（根拠とした個人情報の保護に関する法律の条文及び判断の基準となる事実を示すこととする。）を説明することとする。
①　本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
②　本事務所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
③　他の法令に違反することとなる場合

（保有個人情報の訂正等）
第２０条
本事務所は、当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除を求められた場合は、必要な調査を行い、その結果に基づき、遅滞なくこれに応ずることとする。かかる訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、当該本人に対し、遅滞なくその旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知するものとする。なお、訂正等を行わない場合又は当該本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。

（保有個人情報の利用停止等）
第２１条
本事務所は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報が、個人情報保護法第１６条の規定に違反して取得されているという理由、同法第１７条の規定に違反して取り扱われたものであるという理由又は情報法第１９条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止（以下、本条において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、当該個人情報等の利用停止等を行わなければならない。但し、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。

第８章　個人情報の廃棄・削除
（個人情報の廃棄・削除）
第２２条
本事務所は、事務を処理する必要がある範囲内に限り、個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、個人情報を含む書類等の写しを保管する場合については、事務処理後に速やかに廃棄又は削除するものとする。

行政書士犬飼和昭事務所